Jak często drukujemy coś poufnego to zależy czym się zajmujemy, ale każdy choć raz drukował swoje dane, aby wypełnić ważny dokument. Zastanawiając się czy jest to niebezpieczne nie zajemy sobie sprawy, że da się taki druk przechwycić lub jeśli pracujemy w firmie z dużym urządzeniem wielofunkcyjnym być może ktoś przez przypadek zabierze nam nasz dokument, ponieważ się pomylił a my mieliśmy na nim poufne dane. Na oba te problemy jest rozwiązanie. 

Jakiego rodzaju modyfikacje są konieczne

Rozwiązań jest wiele wszystko zależy od zapotrzebowania firmy począwszy od jakości druku jak i ilości druku oraz skanerze będzie trzeba wybrać odpowiednie urządzenie. Rynek druku jest ogromny co daje nam wiele możliwości. Wdrożenie zaawansowanych i odpowiednio zabezpieczonych urządzeń wielofunkcyjnych przekłada się na konsekwencje dla użytkowników w trakcie modernizacji środowiska skanowani i druku staramy się je optymalizować i centralizować przykładowo po, przez eliminowanie nadmiarowej ilości drukarek nabiurkowych i zastępowanie ich dużymi i wydajnymi “kombajnami”. Lokalizacja takich drukarek powinna być uzależniona od stopnia skomplikowania budynku, rozproszenia firmy na kilka budynków. Dlaczego warto postawić taką drukarkę, ponieważ potrafi zastąpić ponad dziesięć mniejszych natomiast zmusza to pracownika na odsunięcie się od biurka i dostania się do pokoju zabezpieczonego uwierzytelnieniem i z korzystania z urządzenia.

Bezpośrednie korzyści

Zacznijmy od tych związanych z bezpieczeństwem. Użytkownik wiedząc, że będzie musiał iść do urządzenia zdecyduje się na przeanalizowanie swojego wydruk kilkukrotnie co minimalizuje ryzyko błędu oraz zmniejsza ilość zużywanego papieru na poprawianiu błędów co dla firmy skutkuje oszczędnością. Posiadanie takiego rozwiązania pozwala nam zminimalizować koszty eksploatacji części drukarek nabiurkowych. Inną zaletą takiego rozwiązania jest możliwość zlecenia na komputerze drukowania na kolejkę “centralną”, bez wskazywania konkretnej drukarki. Następnie wystarczy podejść do dowolnego urządzenia drukującego w firmie i po uwierzytelnieniu uruchomić drukowanie. To rozwiązanie pomaga nam w przypadku awarii takiego urządzenia eliminując przestoje spowodowane awarią lub brakiem materiałów eksploatacyjnych wystarczy podejść do innego urządzenia.

Korzyści związane z bezpieczeństwem

Najważniejszą jest zminimalizowanie ryzyka wycieku danych bezpośrednio z drukowanego dokumentu. Wyobraźmy sobie firmę, w której zainstalowano urządzenie wielofunkcyjne, ale bez modułu uwierzytelniania. Użytkownik zleca wykonanie druku i już ma się wybrać po swój wydruk, lecz dostaje telefon służbowy po krótkiej rozmowie wybiera się do drukarki po drodze zaczepia go inny pracownik z ważną sprawą przychodzi do urządzenia a na nim stos wydrukowanych dokumentów nie dość, że musi poszukać swojego dokumentu to jest szansa, że któryś z pracowników się pomylił i zabrał jego dokument zawierający poufne dane. Wdrożenie mechanizmu uwierzytelniania, czyli numery PIN, hasła, karty identyfikacyjnej lub odcisku palca rozwiązuje wszystkie te problemy w ten sposób realizowana jest funkcja drukowania poufnego. 

Podsumowanie

Rozwiązanie z zastosowaniem jednego lub kilku dużych urządzeń drukujących i skanujących pozwala nam na zaoszczędzenie pieniędzy z powodu zmniejszenia kosztów eksploatacyjnych zmniejszenia zużycia papieru oraz zminimalizowania ilości drukarek nabiurkowych. Zmusi to też użytkownika do zastanowienia się na tym co wydrukuje i sprawdzeniem czy wydruk nie posiada błędów, jeśli tego nie sprawdzi będzie musiał wybrać się ponownie do drukarki po wprowadzonych poprawek. Dzięki uwierzytelnianiu druku zredukuje się do zera możliwość pomyłki druku i zminimalizuje się czas na szukanie swojego dokumentu a w wyniku zastosowania kolejki “centralnej” zminimalizuje ryzyko awarii i przestoi z powodu braku papieru.