Przechowywanie firmowych dokumentów należy do standardowych obowiązków, dlatego też elektroniczne archiwum zyskuje na popularności. Czy to się opłaca? Zanim przejdziemy do omówienia kosztów, wyjaśnimy, jak funkcjonuje elektroniczne archiwum oraz na czym polega zasadnicza różnica między papierową a cyfrową wersją. Przekonasz się, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej pozwala usprawnić codzienną pracę osób odpowiedzialnych za archiwizację danych, a jest to możliwe dzięki ustawie z 2019 roku, która zezwala na prowadzenie cyfrowej dokumentacji kadrowej. 

Jak wprowadzić elektroniczne archiwum i czy to się opłaca?

Cyfryzacja dokumentów firmowych oznacza masowe skanowanie faktur, umów, aneksów czy raportów do plików PDF, JPG lub PNG (oryginały można przechowywać w zewnętrznym archiwum lub zniszczyć po wcześniejszym wprowadzeniu do systemu). Z tego względu często pojawia się wątpliwość, czy elektroniczne archiwum się opłaca – digitalizacja wydaje się na tyle czasochłonnym przedsięwzięciem, że pytanie o potencjalne koszty jest całkowicie zrozumiałe. Tymczasem elektroniczne archiwum funkcjonuje na podobnej zasadzie, co tradycyjne rozwiązania. Dokumenty przechowywane są w segregatorach online, do których można dodawać załączniki – komplet segregatorów tworzy półkę. Decydując się na cyfryzację firmowej dokumentacji, rezygnujesz z wiecznie gubiących się koszulek, teczek i pudełek, na które w pewnym momencie zaczyna brakować miejsca oraz minimalizujesz ryzyko błędów ze strony pracowników. 

Tradycyjne przechowywanie dokumentów a bezpieczeństwo

Jeżeli rozważasz stworzenie elektronicznego archiwum, ale zastanawiasz się, czy to się opłaca, przyjrzyjmy się bliżej kwestii bezpieczeństwa. Standardem jest przechowywanie dokumentów w koszulkach i licznych segregatorach upychanych na półkach – prawdopodobnie przynajmniej raz w Twoim życiu miała miejsce sytuacja zaginięcia ważnego dokumentu. W czyje ręce trafiły Twoje dane? Gdzie trafiły wszystkie zaginione dokumenty? To tylko jedno z wyzwań dotyczących bezpieczeństwa danych osobowych, które współcześnie jest traktowane nieco poważniej niż jeszcze kilkanaście lat temu. Archiwum elektroniczne stanowi alternatywę dla tradycyjnego systemu archiwizacji pełnego niedoskonałości i niepotrzebnie piętrzących się stosów firmowych papierów. 

Drugi, niemniej ważny problem to przekazywanie dokumentów do zewnętrznego archiwum – takie papiery zwykle są dostępne wyłącznie w wersji oryginalnej, co wynika z ograniczonej przestrzeni oraz dodatkowych kosztów z tym związanych. Współpraca z zewnętrzną firmą nie zawsze jest równoznaczna z niezadowoleniem, ale wiąże się z brakiem kontroli, a tym samym ryzykiem uszkodzenia lub utraty dokumentów. Elektroniczne archiwum pozwala ten problem rozwiązać – w jaki sposób? Na to pytanie odpowiemy za moment.

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej – zalety

Odpowiednio zabezpieczone elektroniczne archiwum minimalizuje ryzyko błędów oraz rozwiązuje liczne problemy związane z prowadzeniem tradycyjnego archiwum. Do podstawowych korzyści wynikających z digitalizacji dokumentów należą:

• szybki dostęp do dokumentów – cyfrowy system archiwizacji umożliwia stały dostęp do umów i raportów niezależnie od tego, gdzie aktualnie przebywasz,
• optymalizacja kosztów – papierowe dokumenty wymagają fizycznej przestrzeni do ich przechowywania oraz odpowiedniej obsługi przez pracowników, natomiast archiwum dokumentów elektronicznych wiąże się z mniejszym nakładem pracy oraz ogranicza wydatki związane z przechowywaniem,
• porządek w dokumentacji kadrowej – elektroniczne archiwum daje dużo większe możliwości efektywnej organizacji niż tradycyjne rozwiązania, co pozwala uniknąć chaosu w papierach oraz wiecznego dylematu, że nie można znaleźć pilnie potrzebnej umowy czy faktury, 
• bezpieczeństwo danych osobowych – dokumenty elektroniczne są chronione przed osobami nieupoważnionymi do zarządzania nimi oraz zabezpieczone przed wyciekiem lub wprowadzeniem niepożądanych zmian,
• oszczędność czasu – cyfrowe archiwum eliminuje problem powielania czynności przez pracowników oraz usprawnia obieg dokumentów, takie rozwiązanie umożliwia również szybkie uzupełnianie danych. 

Co więcej, archiwum elektroniczne umiejętnie stworzone przez sprawdzoną firmę oferującą usługi informatyczne będzie funkcjonalne i proste w obsłudze, dzięki czemu nie będzie stanowiło obciążającego wyzwania dla pracowników. 

Elektroniczne archiwum się opłaca

Efektywne zarządzanie dokumentami jest skutecznym sposobem na optymalizację pracy oraz kosztów związanych z administracją – w związku z tym warto sobie uświadomić, że elektroniczne archiwum jest nie tylko rozwiązaniem opłacalnym finansowo, ale również usprawniającym pracę całemu zespołowi. Odpowiedni system przechowywania dokumentów zapewnia łatwy dostęp do nich, jednocześnie chroniąc przed wyciekiem danych. W tym celu warto wybrać profesjonalną firmę, która priorytetowo traktuje bezpieczeństwo IT oraz proponuje rozwiązania dostosowane do zapotrzebowania organizacji.