W celu pełnej ochrony swojej poczty firmowej oraz całego przedsiębiorstwa należy zadbać o właściwe przechowywanie wiadomości e-mail. Archiwizacja poczty elektronicznej w innym miejscu niż siedziby firmy zapewni nie tylko odciążenie własnego serwera, ale również łatwy i szybki dostęp do potrzebnej wiadomości. 

W jaki sposób można archiwizować pocztę

Rozwiązaniem do archiwizacji poczty jest firma MailStore pozwala na archiwizację wiadomości e-mail poprzez utworzenie kopii 1:1 wszystkich wiadomości w centralnie zarządzanym repozytorium/archiwum. Użytkownicy mają możliwość skorzystania z własnego archiwum wiadomości za pośrednictwem wtyczki do programu Microsoft Outlook, dedykowanego panelu MailStore Web Access czy aplikacji desktopowej. Rozwiązanie wspiera wszystkie najpopularniejsze serwery pocztowe takie jak

• Microsoft Exchange Server 
• Microsoft 365 
• Google Workspace 
• Wszystkie serwery poczty elektronicznej obsługujące protokoły IMAP i POP3 
• Mdaemon, IceWarp i Kerio Connect 
• Pliki PST, EML i inne 
• Klienci poczty, np. Microsoft Outlook lub Mozilla Thunderbird 

Lub aplikacji firmy GFI softweare służącej do tego samego co mailstore czyli GFI arvhiver praktycznie bardzo podobnymi wręcz takimi samymi zdolnościami jak mailstore jednak posiadają inną szatę graficzną dodatkowo produkt firmy GFI posiada opcje raportowania i analityka biznesowego na podstawie danych z archiwum poczty e-mail umożliwiają uzyskanie względu na nadużycie. Zagrożenia prawne i problemy z wydajnością.

Im większe bezpieczeństwo tym lepiej

Spam może zabierać miejsce na serwerze poczty elektronicznej, przeszkadzając w odbiorze innych, ważnych wiadomości. Może być również wykorzystywany do wyłudzania danych osobowych lub firmowych oraz kierowania na złośliwe strony, na których znajduje się wirus. Antyspam to oprogramowanie, którego celem jest wykrywanie i blokowanie potencjalnych niebezpiecznych wiadomości e-mail ze skrzynek użytkownika. Można to osiągnąć za pomocą aplikacji SpamTitan. Sama aplikacja jest płatna i posiada 14 dni darmowego okresu próbnego sam Titan oferuje zabezpieczenie poczty przychodzącej i wychodzącej w wersji chmurowej oraz wielowarstwową analizę i ochronę przed atakami typu phising o których można dowiedzieć się więcej poprzez przeczytanie artykułu “Phising jako kradzież poufnych danych osobowych” znajdujący się na naszym blogu w zakładce cyberbezpieczeństwo. Usługa Titan jest oferowana w wersji cloud, czyli w chmurze oraz gateway czyli lokalnie obydwie wersje oferują te same funkcje jednak wersja gateway zabezpiecza pocztę lokalnie co oznacza, że musi się znajdować na firmowym serwerze. 

Jakie rozwiązanie wybrać? 

Wszystko zależy od wielkości firmy, jeśli jesteśmy małym przedsiębiorstwem lepiej wybrać rozwiązanie chmurowe jest ono droższe jednak nie wymaga zakupu serwera, jeśli jednak posiadamy serwer warto rozważyć wersję gateway daje ona więcej możliwości. Natomiast jeśli jesteśmy dużym przedsiębiorstwem dobrym wyborem jest opcję gateway daje ona większą możliwość konfigurowania i personalizowania ustawień pod siebie jest tańsza, lecz do obsługi wymaga własnego serwera. 

Inne rozwiązania 

Jeśli szukamy czegoś tańszego dobrym rozwiązaniem jednak bez archiwizacji jest firma Retarus. W ofercie firmy znajduje się kompleksowa ochrona poczty internetowej oraz Cztery silniki antywirusowe wyszukujące i blokujące spam oraz zagrożenia wysyłane drogą mailową. Retarus posiada jeszcze opcje ochrony poczty poprzez e-mail transakcyjnych oraz szyfrowanych wiadomości. To samo, ale droższe i bardziej zawansowane rozwiązanie oferuje GFI Softwere cztery silniki antywirusowe oraz dodatkowo oferuje 14 różnych modułów detekcji. GFI pozwala dokupić ochronę razem z archiwizacją, aby zwiększyć poziom zabezpieczeń przed złośliwym oprogramowaniem jak i spamem.

Podsumowanie

Każdy z wymienionych powyżej aplikacji jest przydatna w ochronię naszych skrzynek jednak przed wyborem warto rozważyć opcję archiwizacji skrzynki jest ona najbezpieczniejsza pozwala wyszukiwać starsze wiadomości z łatwością a w wypadku utraty uszkodzenia bądź skasowani plików przez złośliwe oprogramowanie lub przypadek pozwala na wygodne szybkie i nie zawodne przywrócenie skrzynki. Jeśli jednak posiadamy budżet warto rozważyć dodatkowo ochronę oraz szyfrowanie skrzynki zapewni to jej niezawodność.