Archiwizacja poczty elektronicznej — dlaczego i jak to robić dobrze
Poczta elektroniczna jest w większości firm głównym nośnikiem ustaleń biznesowych: oferty, zamówienia, akceptacje, reklamacje. Utrata skrzynki — przez awarię, błąd człowieka albo atak — oznacza utratę historii relacji z klientami.
Backup to nie archiwizacja
Kopia zapasowa chroni przed awarią: pozwala odtworzyć skrzynkę do stanu z wczoraj. Archiwizacja rozwiązuje inny problem — długoterminowe, niezmienialne przechowywanie wiadomości z możliwością wyszukiwania, także po latach i po odejściu pracownika.
Dobrze zaprojektowane środowisko pocztowe ma jedno i drugie: backup z krótkim czasem odtworzenia oraz archiwum z retencją dopasowaną do wymogów prawnych i branżowych.
Od czego zacząć
Po pierwsze: ustal, gdzie żyje Twoja poczta (serwer własny, hosting, Microsoft 365) i co faktycznie jest backupowane — w Microsoft 365 domyślna ochrona jest krótsza, niż większość firm zakłada.
Po drugie: zdefiniuj politykę retencji. Po trzecie: przetestuj odtwarzanie pojedynczej wiadomości i całej skrzynki. Jeśli chcesz, przeprowadzimy taki przegląd w ramach bezpłatnego audytu IT.
