KSeF 2026 — jak przygotować firmę do obowiązkowych e-faktur

Krajowy System e-Faktur przestał być tematem przyszłości — dla większości firm obowiązek już obowiązuje. Jeśli Twoja firma jeszcze nie wystawia faktur przez KSeF, to nie jest kwestia „czy”, tylko „jak szybko nadrobić”.

Poniżej porządkujemy terminy i to, co realnie trzeba zrobić po stronie systemów.

Harmonogram — kto i od kiedy

Obowiązek wszedł etapami. Od 1 lutego 2026 objął największe podmioty — te, których obroty w 2024 roku przekroczyły 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 dołączyli wszyscy pozostali przedsiębiorcy.

Wyjątek dotyczy najmniejszych firm: przy miesięcznej sprzedaży brutto poniżej 10 tys. zł obowiązek zaczyna się dopiero 1 stycznia 2027 roku.

Ważne rozróżnienie: obowiązek odbierania faktur z systemu pojawił się wcześniej niż obowiązek ich wystawiania. Oznacza to, że nawet firma korzystająca z późniejszego terminu musi umieć pobrać fakturę, którą kontrahent wystawił jej przez KSeF.

KSeF obejmuje sprzedaż B2B niezależnie od formy opodatkowania i wielkości firmy. Sprzedaż do konsumentów (B2C) pozostaje poza obowiązkiem — tam fakturowanie przez system jest dobrowolne.

Co trzeba przygotować technicznie

Po pierwsze: aktualna wersja programu handlowego. Subiekt GT, InsERT nexo, Comarch ERP Optima i inne popularne systemy mają obsługę KSeF wbudowaną, ale wymaga ona odpowiednio nowej wersji — starsze wydania po prostu nie mają tej funkcji.

Po drugie: uprawnienia i sposób uwierzytelnienia. Trzeba zdecydować, kto w firmie może wystawiać faktury w imieniu podmiotu i w jaki sposób system się loguje — tokenem, certyfikatem kwalifikowanym czy pieczęcią elektroniczną. To decyzja organizacyjna, nie tylko techniczna.

Po trzecie: uporządkowane dane kontrahentów. KSeF weryfikuje numery NIP — błędy w kartotece, które wcześniej przechodziły niezauważone, teraz zatrzymują wysyłkę faktury.

Najczęstsze problemy przy wdrożeniu

Z naszej praktyki najwięcej kłopotów sprawiają trzy rzeczy. Pierwsza to numeracja: KSeF nadaje własny numer identyfikacyjny, co bywa mylące dla firm przyzwyczajonych do własnych schematów. Faktura ma teraz dwa numery i trzeba wiedzieć, którym posługiwać się w komunikacji z kontrahentem.

Druga to załączniki i pozycje nietypowe. Struktura e-faktury jest sformalizowana — nie da się w niej umieścić dowolnej treści tak swobodnie jak w PDF-ie. Firmy z niestandardowym fakturowaniem (rabaty pozycyjne, opisy techniczne, załączniki graficzne) muszą dostosować sposób pracy.

Trzecia to awarie i tryb offline. Przepisy przewidują procedurę na wypadek niedostępności systemu, ale trzeba ją znać wcześniej — improwizowanie w dniu awarii kończy się wstrzymaniem sprzedaży.

Czego nie odkładać

Jeśli jeszcze nie zaczęliście, zróbcie trzy rzeczy w tej kolejności: sprawdźcie wersję programu handlowego, ustalcie uprawnienia i sposób uwierzytelnienia, przeprowadźcie testową wysyłkę i odbiór faktury. Ten ostatni krok wyłapuje większość problemów, zanim staną się pilne.

Konfigurujemy KSeF w Subiekcie GT i nexo oraz szkolimy zespoły z nowego procesu — szczegóły i cennik znajdziesz na stronie poświęconej KSeF. Jeśli nie wiesz, na jakim etapie jest Twoja firma, zacznij od rozmowy: sprawdzimy wersję systemu i powiemy, co dokładnie zostało do zrobienia.